Cùng sự phát triển của Internet, thư điện tử trở thành công cụ giao tiếp phổ biến. Ưu thế của phương tiện này là nhanh gọn, tiện lợi và chi phí thấp. Nhưng tính phổ cập của e-mail làm cho nhiều người cẩu thả hơn và quên mất một số quy tắc xã giao căn bản:

Thiếu hoặc sai tiêu đề

Đây là lỗi tương đối phổ biến, xuất phát từ tính lười biếng và cẩu thả. Thử tưởng tượng mỗi sáng trước cuộc họp, đối tác của bạn nhận được cả chục e-mail, gồm cả thư của bạn, không chứa tiêu đề. Loa ngại thư rác, hoặc bực mình với sự thiếu chuyên nghiệp của người gửi, đối tác đó có thể bỏ qua những e-mail này, hoặc họ sẽ phải mở tất cả để đọc nội dung và xác định vị trí của giao dịch đó trong thứ tự ưu tiên xử lý. Với quỹ thời gian hạn hẹp, sự bất cẩn này sẽ làm cho bạn mất điểm trong mắt đối tác.

Một “bệnh kinh niên” khác là chủ đề và nội dung không ăn nhập với nhau. Hiện tượng này thường xảy ra khi người gửi chọn chế độ trả lời (reply) hoặc trả lời cho tất cả (reply all) từ những e-mail cũ để viết thư với nội dung hoàn toàn mới nhằm tránh mất thời gian nhập lại nhiều địa chỉ nhận thư. Chủ đề không ăn nhập với nội dung thường làm người nhận không quan tâm hoặc cảm thấy bực bội, mất thiện cảm.

Tiêu đề thư cần truyền đạt nội dung chính mà người gửi muốn gây chú ý. Vì vậy, bạn nên kiểm tra trước khi gửi và cũng cần đặt tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng, tránh các cụm từ chung chung như “Tin mới”, “Xin chào”…

Ngôn ngữ cộc lốc, không có mở đầu hay kết luận

Người sử dụng không nên gửi một e-mail không có lời chào hỏi ở đầu hay lời cảm ơn xã giao ở cuối. Với thư bắt đầu ngay bằng “Tôi muốn…” hoặc “Tôi cần…”, người nhận sẽ cho là người viết quá sỗ sàng hoặc thiếu lễ độ và có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ đối tác trong kinh doanh.

Thư điện tử không chỉ là phương thức truyển tải thông tin mà còn là công cụ giao tiếp với các chuẩn mực văn minh nhất định. Bạn nên bắt đầu e-mail bằng câu chào và luôn sử dụng những cụm từ thể hiện sự lịch sự như “Phiền bạn ..” hay “Tôi sẽ rất biết ơn nếu…” khi đưa ra yêu cầu, đề nghị. Bạn cũng đừng quên kết thúc thư với ngôn trang trọng như “Kính thư”, “Xin chân thành cám ơn!”, “Chúc bạn một ngày vui vẻ”… cùng với tên và thông tin liên lạc của bạn.

Hiện nay, một số sinh viên mới ra trường khi viết e-mail thường đưa ngôn ngữ suồng sã, không chính thống và cả các biểu tượng cảm xúc (emoticon) vào e-mail. Trong trường hợp đó, họ sẽ bị người nhận đánh giá là thiếu sự nghiêm túc và chín chắn.

Quên tệp đính kèm

Quên không đính kèm những văn bản cần thiết sẽ làm phát sinh ít nhất hai e-mail khác: thư nhắc gửi tệp đính kèm và thư gửi lại với lời xin lỗi. Điều này vừa lãng phí thời gian của người gửi, vừa tạo sự khó chịu cho người nhận. Do đó, hãy hình thành thói quen kiểm tra toàn bộ thư trước khi nhấn nút Send/Gửi. Để cụ thể hơn, bạn cũng nên chỉ rõ trong e-mail những tài liệu bạn sẽ gửi kèm và nội dung cơ bản hay mục đích sử dụng của những tài liệu đó. Tên file cũng không nên chung chung như “tailieu.doc” mà cần thể hiện nội dung chính như “Báo cáo doanh thu năm 2010.doc”.

Chân dung và tính cách nghề nghiệp của mỗi người được phản ánh qua từng biểu hiện cụ thể và hãy đừng tạo nên hình ảnh của một nhân viên sao nhãng, cẩu thả qua e-mail.

Độc giả Dương Thu Trang

Nguồn: VnExpress

Tôi vào Công ty Phân phối FPT (FDC) năm 2003 qua sự giới thiệu của MinhKN, lúc đó cũng đang cộng tác với FDC để chuẩn bị làm một mảng mới mà công ty cũng như tập đoàn đều mong đợi: Phân phối điện thoại di động Nokia. Lúc đó, Minh giới thiệu tôi vào gặp thẳng anh Tiến, ấn tượng đầu tiên bước vào là căn phòng lạnh toát, một cái bàn rất to và một người rất to ngồi sau đó. Lúc anh đứng dậy đi ra bàn ngồi nói chuyện, tôi liên tưởng liền đến những võ sĩ sumo của Nhật bản chậm chạp. Nhưng ánh mắt và hành động cũng như cách làm việc của anh lại rất nhanh. Anh hỏi một vài câu giống kiểu phỏng vấn thông thường rồi kết luận luôn để bắt đầu làm việc. Đó là lần xin việc nhanh nhất mà tôi được thực hiện.

Sau này trong quá trình làm việc, tôi học được cách quản lý của anh trong nhân sự cũng như công việc. Cách mà anh giới thiệu về một vấn đề và cách anh hứng thú làm một công việc nào đó và truyền cảm hứng đó cho những người thực hiện. Tôi học được ở anh nhiều thứ, cách tiếp khách, thưởng thức rượu, giao tiếp và làm việc với đối tác nước ngoài. Đó là những cái thực tế mà tôi cảm nhận được và tiếp thu được. Nhưng cũng có những cái mà tôi không cảm được. Mọi người ca ngợi anh làm MC giỏi nhất tập đoàn hay công ty nhưng tôi thấy anh làm dở ẹc. Mọi người nói rằng anh đã có lần nói với Ban Tổng Giám đốc là “các anh ngu bỏ mẹ” mà không bị đuổi việc, nhưng tôi chưa bao giờ tin chuyện này.

Tuy nhiên, FDC thời kì có anh ban đầu lại là thời kì tuyệt vời và vui vẻ nhất. Chúng tôi đã làm việc theo đúng nghĩa “làm hết sức, chơi hết mình”. Cống hiến hết mình cho công ty, đi làm cả ngày CN, T7 và kể cả gần Tết; nhưng khi chơi thì chúng tôi cũng hết mình, từ giải nhất Hội diễn 2004 đến giải nhì Hội diễn 2003; từ Sao chổi đến Hội thao Olympic; từ những lần đi xuyên Việt nghỉ mát bằng xe oto đến leo đỉnh Phanxipan … Tất cả những kỉ niệm đó thật khó phai mờ.

Năm 2007, sau khi rời FDC, tôi có quay lại FPT Land để được lại làm việc với anh, nhưng lúc đó 3 chức Tổng giám đốc và ước mơ lái máy bay của anh làm anh không còn được như xưa. Chiến dịch C20 khi khủng hoảng tài chính nổ ra năm 2008 làm cho mọi người ở FPT Land ra đi dần, không còn việc gì để làm và không biết làm việc gì. Tôi rời FPT hẳn.

Giờ đây, khi đang ngồi ở một nơi khác, làm một công việc khác, nhưng tôi vẫn nhớ về FPT và đặc biệt là FDC như là những kỉ niệm khó quên nhất trong cuộc đời làm việc của tôi. Khi biết anh thôi giữ chức Chủ tịch FTG (hợp nhất của FDC và một số công ty khác) tôi nghĩ rằng anh đang muốn tập trung làm nhiều hơn với FPT Land và Hòa Lạc, để thực hiện những mong muốn và mơ ước của anh. Và cho làm lại … tôi vẫn muốn làm việc tại FPT, làm việc cùng với anh.

17/3/2010
Pate

Hội diễn FPT 2005

Hội diễn FPT 2005 from Tony Trần on Vimeo.

Xưa nay có cái chủ đề ai cũng quan tâm và bàn tán suốt là “giữa 2 công việc, một công việc bạn thích mà thu nhập thấp, và một công việc bạn không thích nhưng thu nhập cao, bạn chọn cái nào?” Một thằng lém lỉnh trả lời “tớ thích công việc mà tớ thích mà nó lại đem lại thu nhập cao“. Về cơ bản mà nói, trừ phi tự thuê mình làm việc, thì chẳng bao giờ có cái công việc nào nó như thế cả. Thế nên đôi khi bạn vẫn phải làm cái công việc nó thích mình, bởi vì nó đem lại thu nhập.

Còn nếu như bạn vẫn làm thuê, bạn được làm việc mình thích, tất nhiên nó đem lại hiệu quả hơn rất nhiều. Nếu bạn thích công việc đó, nó đem lại cảm hứng nhiều hơn, và tất nhiên làm việc hăng say hơn, và từ đó đem lại thu nhập nhiều hơn. Mở ngoặc một cái và nếu bạn có 1 phần trong cái thu nhập đó thì quá tốt, bạn đang làm giàu thêm cho cái thu nhập của mình.

Ngày xưa, hồi còn bé, tôi mơ ước được làm 1 trong hai người sau:
1 là một ông chủ giàu có, đi đâu cũng có vệ sĩ đi theo, mặc complet đen, kính đen, uy nghiêm và bệ vệ. Sau này khi nhìn thấy một vài ông chủ cũng giàu thật, nhưng nhìn quanh lại chẳng phải như mình tưởng tượng, thế là thôi rút gọn lại là mơ thành giàu có thôi vậy.
2 là trở thành trùm xã hội đen, đi đâu cũng có vệ sĩ nốt, cũng lại complet đen, kính đen, quyền lực và uy nghiêm. Nhưng mà chưa thấy cơ hội nào làm được xã hội đen cả, có khi do mình trắng quá, thế là thôi đành bỏ lại cái mơ ước này.

Thế rồi lớn lên, đi học đi làm, loanh quanh luẩn quẩn vẫn là đi làm thuê cho các loại công ty, hết tư nhân rồi lại nhà nước, hết nhà nước rồi lại tư nhân, đủ loại cái gì cũng nếm. Phát hiện ra là giờ ai cứ thuê mình nhiều tiền là mình làm, không quan tâm gì và cũng chẳng còn liên quan gì đến mơ ước hồi bé nữa. Tự dưng lại thấy buồn buồn. Có lẽ sau này có khi phải chỉnh đốn con cái từ những cái mơ ước nhỏ bé này, đừng viển vông quá rồi lại buồn.

Nhưng nếu xét một cách rộng hơn, nhìn rộng hơn xung quanh mình đang có, thì hóa ra, mình có việc để mà làm, có một công ty nào đó trả cho nhiều tiền để thuê, ấy thế cũng là may mắn lắm rồi. Nếu xét về có học hành đầy đủ, cũng có nhiều người khó kiếm được việc hoặc việc đâu phải cũng như mong muốn đâu. Còn nếu xét về lao động phổ thông thì mấy ngày vừa rồi chứng kiến nhiều lao động, cật lực ra dưới ánh nắng mặt trời như thiêu đốt, bốc vác đủ thứ, lao động quần quật ra cả tháng mà cũng chưa được 1/10 lương tháng của mình. Nghĩ cũng thấy an ủi được phần nào.

Giờ đây, khi đã lớn rồi, chớm già rồi, mơ ước nó trở thành đơn giản như sau:
1 và chỉ có 1 mà thôi, có đủ tiền để mà nuôi bố mẹ, gia đình, nuôi những cái mình thích (mặc dù bây giờ hơi nhiều và hơi tốn kém) và sống như mình thích, được làm (nhiều hơn) cái mình thích, thế là quá đủ.

Nhận ra một điều, đôi khi cũng chí lí, là cứ qua mối một tuổi, cuộc sống con người ta ngắn lại bao nhiêu thì cái mơ ước nó lại trở nên bé nhỏ lại bấy nhiêu. Còn tât nhiên, khi còn trẻ, không ai cấm mơ ước cả, vấn đề là có thực hiện được hay không thì lại phụ thuộc vào vị trí của mình. Giống như “Lý thuyết cái lông” của anh Hiếu thịt chó. Cùng là cái lông cả, nhưng mọc ở trên đầu thì là tóc, mọc ở cằm thì gọi là râu, còn ngoài 2 nơi đó thì gọi hết là lông cả. Tất nhiên khi mới mọc thì ai cũng giống ai, nhưng mọc xong rồi, nằm ở vị trí nào rồi, thì ai cũng yên vị ở vị trí đó mà thôi.

Cuối cùng, bonus một cái ảnh để nhớ lại hồi bé con, chắc thằng bé này cũng đang mơ ước trở thành Nhiếp Ảnh Gia như cái chú đang vác cái máy to đùng chụp nó đây, nhưng may quá, mình chả thích làm Nhiếp Ảnh Gia, mình chỉ thích chụp ảnh thôi